Dans leur rôle de protection et de valorisation de la réputation, les fonctions communications disposent d’une vision à 360 degrés de l’organisation ainsi que des interconnexions entre les parties prenantes internes et externes.
Compte tenu de l’ampleur des risques et des opportunités associés à l’adoption de l’IA, cette vision panoramique est particulièrement utile dans l’élaboration des politiques sur l’intelligence artificielle.
En utilisant comme référence les « Ten Steps to Creating an AI Policy » du Corporate Governance Institute, voici 10 façons dont les équipes communications peuvent apporter leur expertise tout au long du processus de développement d’une politique IA.
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1. Mettre en place un groupe de travail
Contribution des communications : Cartographie des parties prenantes
Les équipes communications peuvent identifier les groupes de parties prenantes touchés par l’IA, cartographier les relations d’influence et de confiance, et veiller à ce que certaines voix souvent oubliées soient représentées, notamment les employés, les spécialistes en accessibilité, les équipes d’expérience client, les conseillers en relations autochtones, les syndicats et le personnel de première ligne.es d’expérience client, les conseiller.
2. Définir l’objectif et la portée de la politique
Contribution des communications : Alignement du positionnement
Traduire les objectifs techniques en langage clair et aligner les politiques avec les valeurs fondamentales de l’organisation.
3. Réaliser des évaluations des risques
Contribution des communications : Cartographie des enjeux et des risques réputationnels
Identifier les risques réputationnels liés à l’IA et analyser les scénarios impliquant la désinformation, les biais, la protection de la vie privée, l’attention médiatique et les réactions négatives, tout en évaluant l’acceptabilité sociale.
4. Établir des lignes directrices éthiques
Contribution des communications : Cadre de confiance et de transparence
Clarifier les principes éthiques, remettre en question les formulations vagues et, en collaboration avec les équipes juridiques et de conformité, recommander des normes précises de transparence et de divulgation.
5. Définir les rôles et responsabilités
Contribution des communications : Conception des mécanismes de gouvernance communicationnelle
Contribuer à définir qui communique lors d’incidents, qui approuve les contenus générés par l’IA, qui est responsable des communications internes et comment fonctionnent les mécanismes d’escalade dans les situations sensibles sur le plan réputationnel. Cela contribue à des structures de reddition de comptes plus claires.
6. Développer la formation et la sensibilisation des employés
Contribution des communications : Communications de gestion du changement
Contribuer à créer le sentiment d’urgence nécessaire pour activer la transformation et élaborer des stratégies de communication permettant d’implanter le changement, appuyées par une cascade de tactiques adaptées à chaque audience, notamment des messages de leadership, du matériel d’intégration, des campagnes de formation et des mécanismes d’écoute des employés afin de soutenir l’adoption de la politique.
7. Créer des lignes directrices et des procédures d’utilisation
Contribution des communications : Gouvernance des contenus et protection de la marque
Établir des normes pour la création de contenus assistés par l’IA, les exigences de divulgation, les processus de révision humaine, la cohérence de la voix de marque, l’utilisation des médias synthétiques et les flux d’approbation, y compris aux points d’intersection avec les autres lignes d’affaires et fonctions.
8. Assurer le suivi de la conformité et de la performance
Contribution des communications : Surveillance de la confiance et des perceptions
Surveiller la couverture médiatique, le sentiment des employés, les rétroactions des parties prenantes, les conversations sociales et les indicateurs réputationnels liés à l’utilisation de l’IA dans le temps.
9. Se préparer aux scénarios de crise
Contribution des communications : Préparation aux crises liées à l’IA
Contribuer à moderniser la préparation organisationnelle face aux incidents liés à l’IA.
Les simulations alimentées par l’IA rendent les exercices de crise plus dynamiques. En plus des formations planifiées, les équipes peuvent réaliser des simulations non annoncées où certains membres clés du personnel sont indisponibles, se rapprochant davantage des conditions réelles.
L’expertise en communications, combinée aux outils d’IA, peut renforcer la simulation de scénarios, les procédures d’escalade, les modèles de briefing exécutif, la préparation des réponses médiatiques et les déclarations d’attente.
10. Réviser et mettre à jour régulièrement la politique
Contribution des communications : Veille de l’environnement externe
Suivre l’évolution des attentes du public, des discussions réglementaires, des préoccupations militantes, des narratifs médiatiques et des nouvelles tendances sectorielles liées à l’IA.
Les communications ne servent pas uniquement à diffuser la politique IA une fois qu’elle est rédigée.
Les communications aident les organisations à comprendre leurs parties prenantes, anticiper les risques de confiance, renforcer la transparence, soutenir le changement et protéger leur crédibilité à mesure que l’adoption de l’IA progresse.
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